はじめに
みなさま、こんにちは！梅ちゃん社長です！
今回は、DXではない部分もありますが、業務の簡素化（効率化）アウトソーシングを実施したことにより、我が社が総務（経理）のパートさんが0になっても業務が回るようになったお話をしようと思います。
前置きをしておきますが、決してパート社員の方が必要ないという話ではなく、私の会社規模で、この業種だから実現できたことかも知れませんので参考までに聴いていただけると幸いです。
過去の問題点
数年前までは、大阪、福山にも営業所があったこと、インターネットショップ（ヤフオク、Amazon等含む）をやっていたことにより、業務が多岐に渡り煩雑だったこともあり、パート社員の方が最大で3名いらっしゃいました。
みなさん、良い方ばかりでしたが、辞められる時は、いろんな理由で急に辞められることがほとんどでした。
経営者の方なら、ご経験があるかと思いますが、その度にパート社員さんの求人、引継ぎ等で頭を悩まされていました。
最終的に、業務を徹底的に洗い出して、システム化やアウトソーシングができないかを考え出しました。
請求業務のアウトソーシング
まず、請求業務ですが、複数のシステムがあり、その度に人的作業が発生していましたが、システムを連結させることにより、人的作業の削減、ヒューマンエラー0が実現しました。
具体的には、1週間かかっていた作業が半日で終わるようになりました。
また、封書で送っていた請求書をメールに移行することにより、封筒代や郵送費の削減にもつながります。
経理業務のアウトソーシング
次に経理業務ですが、事務代行の会社を探して、お願いしたい業務をすべてお話しし、引き受けていただくことになりました。
ちなみに、パート社員の方のお給料同等かそれ以下の費用でお願いしています。
この際に、前回のお話で話させていただいた、クラウド会計ソフトやデータのやり取りをする為のクラウドサーバーが役に立ちました。
電話対応業務のアウトソーシング
最後に電話対応業務ですが、当初は事務所間の仮想VPN化を行っており、営業所でも本社にかかってきた電話を受けることができる仕組みにしておいたので、誰かが事務所で電話番をするルールにしていました。
しかし、突発的な仕事で事務所に誰もいなくなることがあり、電話代行の会社を探して委託するようにしました。
月の経費は15,000円前後で、電話番のために人を雇うことを考えれば、格安です。
合わせて、既存のお客様にはLINE公式アカウントに登録していただき、LINEからいつでもダイレクトにチャットや通話ができるように推進しています。
これらの結果、パート社員さんが居なくても不自由なく業務が回る仕組みが完成しました。
わくわくDX作戦７ まとめ
総務のアウトソーシングによるDX化！
1.総務（経理）業務を徹底的に洗い出して無駄を無くす。
2.システム化、IT化、アウトソーシングでできないか検討する。
3.結果、経費削減、ヒューマンエラーの削減につながる。
いかがだったでしょうか⁈
次回は、私が特におすすめの経費精算のDX化についてお話ししたいと思います。
今回も、お付き合いいただきありがとうございます。
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