みなさんこんにちは、梅ちゃん社長です！
今回は、私が実際に使って劇的に時間も短縮し精神的にも楽になった、経費精算のDX化についてお話ししたいと思います。
昭和の経費精算
皆さんの会社では、どのように経費精算を行っていますか？
私の過去の経験からですが、例えば接待交際の領収書を経費精算する場合、経費申請書を記入し、領収書を貼り付けて、ドキドキしながら経理のおばちゃんに提出すると、いや～な顔されたり、小言(イヤミ)を言われながら、渋々現金をもらっていたような気がします。
それも、経理部長の承認を得てからなので、結構時間がかかることもありました。
令和の経費精算
現在我が社では、第４話でお話ししたクラウド会計ソフト(MFクラウド会計)を使用しており、その中のクラウド経費という機能で、経費精算しています。
私が実際に行っているやりかたをお見せしたいと思います。
①領収書をまとめて複合機でスキャン
領収書を並べてスキャンすると、自動で画像が分割されます。
②パソコンに転送された領収書画像をドラッグ＆ドロップ
OCR機能(文字認識)がついているので、手書き以外の文字は自動で認識します。
③詳細を編集して申請ボタンをクリック
④承認を経て毎週金曜日に口座に入金
私だけでなく、社員全員がこのやりかたで経費精算をしています。
しかも、スマホで領収書の写真を撮って申請や承認することもできます。
例えば、経理のおばちゃんに領収書を渡して、精算に至るまで、申請書類を提出したり会計ソフトに入力して勘定科目を指定したり、現金を受け渡したり、今までどれだけの時間と労力を、経費精算にかけていたんでしょう。。。
もしかしたら、千円の領収書を清算に至るまで、費やした時間をお金に換算すると、仮に1時間と仮定して、二千円の機会損失をしているかもしれませんね。
作戦１０ まとめ
・経費精算もクラウド化しよう！
・スマホからでもPCからでも簡単申請
・経理のおばちゃんにも福沢諭吉(現金)にも会うことはありません（笑）
おまけ
シャープの複合機のマルチクロップ機能は超便利！←シャープにしかない機能だそうです。
詳しくはこちらの動画をご覧ください↓
次回は、勤怠管理のクラウド化についてお話しします！
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