作戦２７ DX作戦総集編！ - ワクワクDX作戦！(ブログ)

みなさんこんにちは！DX化に役立つ情報を発信し、皆さんと共にDX化にチャレンジしていきたい！との想いで昨年7月からスタートした「わくわくDX作戦」も、今回で最終回を迎えました。

私達の実体験に基づいた作戦を25回にわたって共有してまいりましたが、いかがだったでしょうか。
今回は総集編ということで、中小企業におけるDXを分かりやすくまとめてみましたので、ご覧ください！

「中小企業こそDXが必要」な理由

DXへの取り組みは、これまで大手企業を中心に進められてきましたが、最近は「中小企業こそDXが必要」と言われています。
行政でも、中小企業がDX推進に活用できる助成金や補助金を用意し、取り組みを後押ししています。
なぜ今、このように中小企業のDX推進が求められているのでしょうか。その理由は、次のような中小企業の課題解決策としてDXが活かせることにあります。

①業務プロセスの改善、効率化の促進に
中小企業は、人材や設備投資など活用できるリソースが少ないため、労働生産性を上げるには業務の効率化が欠かせません。
DXに取り組むと、業務のデジタル化は必然となります。属人化した業務を自動化・標準化できたり、業務の非効率を見直すきっかけになったりと、自然と従来の業務プロセスにメスを入れることができます。

②人材不足問題の解決策に
労働人口の減少により、多くの中小企業が人材不足・人材確保に頭を抱えています。
社内にDXが進むと、定型業務は自動化され、業務の省力化が実現します。また、業務環境がクラウドに構築されるため、テレワークや在宅勤務が実現しやすくなり、多様な働き方にも対応できるようになります。優秀な従業員の維持・定着にもつながり、「働きやすさ」は企業の新たな魅力にもつながるでしょう。

③市場競争力の強化に
DXは、業務プロセスの改革だけでなく、社内に張り巡らされたデジタル網を駆使して戦略立案力や開発力の強化も容易に進めることができ、スピーディーな経営判断も可能にします。
DXによって様々な新しい価値向上にチャレンジできれば、新戦略に取り組みにくいと感じている中小企業でも、世界に通じる競争力を持つことができるようになります。

④BCP対策の体制強化に
ここ数年、日本は水害や地震など自然災害が発生しやすくなっており、非常事態に対する備えはどの企業にとっても重要な課題となっています。しかし、※BCP対策には膨大なコストが発生する可能性があります。
（※BCPとは災害などの緊急事態における企業や団体の事業継続計画（Business Continuity Planning）のことです。このBCPの目的は自然災害やテロ、システム障害など危機的な状況に遭遇した時に損害を最小限に抑え、重要な業務を継続し早期復旧を図ることにあります。特に日本では2011年の東日本大震災をきっかけにその重要性がますます注目されています。）

DXを推進する中で、セキュリティの万全なクラウドを利用すれば、クラウド上に機密情報や顧客情報などの企業情報を保管することができ、自然と緊急時の事業継続体制をとりやすくなります。

中小企業が取り組みやすいDX事例

ニュースなどで話題になっているDXの事例は大企業によるものが多く、「中小企業には参考にしづらいものばかりだ」と感じている人も多いのではないでしょうか。
そこで、中小企業でも始めやすいDXとして、社内で活かせる取り組み事例をご紹介します。

●行政手続きの電子化
行政が進めている電子申請や電子申告は、「業務担当者を面倒な手続きから解放」することを目的としたDXの1つです。
電子申請や電子申告は、e-Govやe-Taxなど行政のシステムを使うことになりますが、現在、市場では行政システムと自動連携できるクラウドサービスがたくさん提供されています。
労務管理のクラウドサービスもあり、労務管理を電子化し、その情報をそのまま活用して、雇用保険や健康保険、厚生年金保険などの電子申請が行えます。こうしたシステムを利用すれば、紙でのやり取りをなくし、かつ業務プロセスを標準化・効率化することが可能になります。
特に、マイナポータルとも連携できれば、マイナンバーによって簡略化できる手続きにも対応するので、さらに業務時間の削減につながります。

●電子請求書の導入
わくわく作戦７総務／経理のDX&アウトソーシングでもお話しした電子請求書も、DXに含まれます。
例えば、弊社でも使っているMFクラウド請求のように、請求書を自動作成しデータで送信すれば、請求書の作成から発送までの業務が簡略化できます。クラウドサービスなので、在宅勤務やテレワークでも対応し、働き方の多様化にも役立ちます。
また、※EDIによるデータ送信なら、取引先のシステムにもデータを自動で取り込むことができ、相互の業務効率の向上に貢献することができます。
(※EDIとは「Electronic Data Interchange」の略称で、日本語では「電子データ交換」を意味します。企業間における契約書や、受発注をはじめとした商取引に関する文書を専用回線や通信回線を通じてやり取りする仕組みのことです。自社・取引先両者にとってもデータ管理の手間や経費を削減でき、販売や物流などの業界では欠かせないといっても過言ではないでしょう。)
2023年に導入予定の※「電子インボイス」も、受領した請求書データを自社システムに取り込んで自動仕訳できる標準規格が検討されており、実現すればDXとしても効果が期待されます。

※電子インボイスの定義としては、2023年10月1日に導入される予定のインボイス制度（請求書の適格請求書等保存方式）において、仕入税額控除の要件を満たすために必要となる電磁的記録を指します。仕入税額控除とは、消費税をいくら納付するかを計算する仕組みであり、「売上の消費税額」「仕入の消費税額」をそれぞれに算出し、売上に係る税額から仕入に係る税額を控除することで、消費税の納付税額を計算する方法となります。現在この仕入税額控除を行うためには「区分記載請求書(＝現行の請求書)」や「仕入明細書」等が必要と定められていますが、インボイス制度によって、新たに「電磁的記録」つまり法令に則った形で電子化されたインボイス・仕入明細書が必要になります。ここで必要となる電子化された請求書・仕入明細書などが電子インボイスです。

●他部署とのデータ連携
例えば経理部門では、部署ごとに管理しているExcelデータをもとに業務を行うケースがたくさんあります。そうしたデータを自動で会計システムに取り込むことができれば、紙の書類をみながら担当者が手作業で入力する必要がなくなります。
各部門でデータ連携できるクラウドサービスを使えば、外出先や倉庫と事務所など離れた場所とのやり取りも容易になり、情報の更新も自動で行えるので、部門間の連携スピードが飛躍的にアップします。また、常に最新に情報が閲覧できるので、経営判断もスピードアップが望めます。

●電子契約サービスの導入
最近の「脱ハンコ」「ペーパーレス化」の流れから生まれたDXツールに、電子契約クラウドサービスがあります。※有名どころでは「クラウドサイン」というサービスがあります。
紙とハンコは、伝統的な業務プロセスではありますが、それに固執して契約のプロセスが遅れてしまうと、ビジネスチャンスの損失にもつながりかねません。
電子契約では、ハンコの代わりに電子署名を使うことによって、契約プロセス自体もデジタル化することができます。業務の効率化はもとより、契約プロセスや進捗をいつでも確認できるので、遅延や機会損失など致命的な損失を防ぐことにも役立ちます。
ちなみに弊社でも最近、「Acrobat Sign」を使って、コピー機の保守契約書を取り交わすようにしました。

●働き方の標準スタイルになったテレワーク
DXによって業務の中心がクラウド環境になれば、在宅勤務やテレワークも実現しやすくなります。新型コロナウイルスの影響でテレワーク中心に切り替えた企業の中には、オフィスの縮小化に踏み切ったケースも出ています。
オフィスの縮小化は家賃などの経費削減につながり、その分を事業拡大や開発資金に充てるなど、企業成長に有効な投資に回すことができます。
また、テレワークが働き方の標準になったことで、「場所や環境などに縛られずに働ける」地方に移住する従業員が現れた企業もあります。DXは、優秀な人材の定着や新たな人材採用にも貢献するようです。

おわりに

世界中がデジタルシフトしている時代に、日本企業が市場競争で優位に立つには、日本経済を支えている9割を占める中小企業が率先してDXを進めることがカギになると思います。

DXにおいてのデジタル化はあくまで“手段”ですが、デジタル化なくしてはDXの推進はあり得ません。「まだまだ自社には･･･」と敬遠せず、できるところからデジタル化を進め、少しずつDXを実現させてみてはいかがでしょうか。

わくわくDX作戦に最後までお付き合いいただきありがとうございました。
本ブログが、皆様の事業発展や問題解決の一助になっていれば幸いです。