メールに代わる新しいビジネスコミュニケーションとして急速に利用されているビジネスチャットツール。「メールよりも気軽に利用できる」「送信ミスが少ない」などの利点が評価され、企業で導入が進んでいます。
今後もテレワーク推進に伴って、更に普及が進んでいくと思われます。
代表的なビジネスチャットツールだと、「Chatwork」「LINE WORKS」「Microsoft Teams」「Slack」などがありますが、弊社は「Facebookメッセンジャー」を使って社内コミュニケーションをとっています。
今回は、数あるビジネスチャットツールの中から自社に合ったツールを選ぶ方法と、弊社がFacebookメッセンジャーをどのように活用しているのかをお話ししていきます！
自社に合ったツールの選び方
ビジネスチャットは、製品によって機能・特徴が大きく異なるため、自社が必要としている機能や特徴がその製品にあるかどうかを、事前に確認してから導入する必要があります。
以下の項目を事前に確認しておきましょう！
操作性
機能が豊富でも、使いこなせなくては意味がありません。
LINE WORKSは、私たちが普段使っているLINEと操作性が近いため、操作が簡単です。
一方、Slackは、機能が豊富なだけでなく、多くの外部ツールと連携できたり、プログラムのソースコードを見やすい形で送れたり少し複雑なため操作が難しいですが、Webデザインやコーディングなどを行っている方にはとても人気があります。
導入済みの製品との連携
既に自社で導入している製品とビジネスチャットの連携ができるかどうかも重要。
例えば、Slackは連携可能な外部アプリケーションの数が非常に豊富なため、既に自社で利用している製品と連携させることで、さらに使いやすく便利になることがあります。
また、自社でMicrosoft 365（旧Office 365）を導入している場合は、Microsoft Teamsを導入するのが追加でコストもかからないためおすすめです。
価格・コスト
「コストをそんなにかけたくない」という場合には無料プランがあるツールを利用しましょう。
ただし、無料プランは機能に制限があるため、制限の中で導入目的を満たす機能があるかを見極めなければいけません。
弊社が使用しているFacebookメッセンジャーも、無料で使用できます。無料ながらも、資料が送れたりビデオ通話でオンラインミーティングができたり、既読の確認ができたりと、とても便利です。
弊社のFacebookメッセンジャー活用例
弊社も社内コミュニケーションのため、SlacsやLINE WORKSを使用したことがありますが、社員が少なくチャットのグループ分けがそこまで必要ないのと、重要なデータや大きなデータはGoogleドライブで共有しているため、結局今はFacebookメッセンジャーのみを使用しています。
【Facebookメッセンジャー】https://www.messenger.com/?locale=ja_JP
Facebookメッセンジャーの主な特徴をあげてみました。
✅無料で使える
✅facebook未登録でも使える(電話番号認証)
✅１対１、グループでチャットができる
✅写真や動画やデータも送れる
✅スタンプや絵文字も使える
✅電話（無料通話）ができる
✅ビデオ通話ができる(オンラインミーティング)
✅ボイスメッセージを送れる
✅既読確認ができる
✅画面共有ができる
チャットを利用することで、手が空いた時にメッセージを確認してすぐに返事ができるため、メールを打つより早く用件を伝えることができ、スピーディーな報連相ができてとても便利です。
トークややり取りの履歴も残るため後で見返すことができて、既読の確認もできるのでとても助かります。
また、ある程度のサイズのファイルやデータなら気軽に共有出来てすぐにそれに対する意見がもらえるのも良いですよね。Facebookメッセンジャーで送れない大きいサイズのデータなどはGoogleドライブに追加して、共有のリンクをFacebookメッセンジャーのグループに送るようにしています。
さらに弊社は、チャットだけでなくオンラインミーティングでも、Facebookメッセンジャーを使用しています。
Facebookメッセンジャーのビデオ通話は、LINEと同じように、インターネット回線を利用する通話なので、電話代は発生しません。何分話しても無料ですし、1対1だけでなく最大6人とお互いの姿を見ながらオンラインミーティングができます。
画面共有、ビデオ通話をしながらのチャット、背景画像の設定なども可能で、ボタンワンタップですぐにミーティングが始められるのがとても魅力的です！
そのため、計画的な定期ミーティングやお客様とのミーティングは「Zoom」。今すぐ話したい社内での打ち合わせや1対1のミーティングなどは「Facebookメッセンジャーのビデオ通話」と使い分けています！
私自身テレワークなので、チャットツールは仕事をするにおいて必須です。他の社員の方とのコミュニケーション、オンラインミーティング、あいさつ、その日の仕事内容の報告、制作物や資料の共有、これらすべてFacebookメッセンジャーで完結しています。
作成２６ まとめ
１．まずは自社に合ったビジネスチャットツールを選ぼう
２．ビジネスコミュニケーションでビジネスチャットツールを活用しよう！
３．ビジネスチャットツールでもっとスピーディーに報連相しよう
４．チャットだけでなくオンラインミーティングのツールとしても活用しよう
今回で私のブログも一旦終了となります。ここまで新入社員の女性目線で、DXに関する様々な問題と向き合い解決してきました。
DX作戦が少しでも皆さんの発見やお悩み解決につながっていたら幸いです。
少しづつ読んでくださる方が多くなっていくのがとても嬉しかったです！ありがとうございました。
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