みなさんこんにちは！佐藤くんです！
DXを進める上で必要なことは多くありますが、その中の一つが「ペーパーレス化」です。
そこで今回は、ペーパーレス化行うメリットとポイントをお教えいたします！
ペーパーレスのメリット
コスト・スペースの削減
「ペーパーレス化」が進みデジタルデータ環境が当たり前になれば、用紙、インクやトナーなどの使用コスト削減になります。また機器の負担軽減にもつながるので、長持ちさせられるなどの効果も見込めます。
この他にも、紙の書類を大量に用意すると、管理用のスペース確保や管理人員も必要となりますが、ペーパーレスで書類が減少すれば、この様なコストも減少するので他の業務に予算を割けるようになります。
資産・機能の再活用
新型コロナウィルスの影響により、働き方を変えた会社もあるかもしれません。
そういった企業では、せっかく購入した複合機も利用用途が無くなっているかもしれません。
しかし複合機は、様々な機能が複合的に利用が可能です。例えばスキャナー機能を利用すれば、データデジタル化へ活用もできますし、FAX転送機能があれば受信したFAXをメールなどで送りデジタルでの閲覧が可能になります。
この様に、意外と利用していない機能などの再発見、再利用を行うことでより効率よくデジタル化へ移行が可能となります。
情報共有が進み業務を標準化しやすくなる
ペーパーレス化に対応することで情報の共有が進み、どこに居ても必要な情報を必要な時に確認・取り出すことが可能となります。
また情報の共有は作業や業務の標準化が行いやすくなり、専属化やブラックボックス化の解消にもつながります。ペーパーレス化により業務の可視化を行うことで、誰が、どのような手順で作業していたがわかりやすくなります。様々な作業や業務には「誰かに頼って、任せた方が早い」ことがあります。こうした行動は、いつの間にかその人でなければわからない、どうやっていたのか知らないという状況に陥ってしまう可能性があり、その人が居なければ業務が止まるといった危険が出てきます。
事業継続性を確保できる
新型コロナウイルスの急激な蔓延により、今まで通りオフィスで仕事をするスタイルが通用しなくなりました。オフィスに通うスタイルは残しつつも、在宅勤務やモバイルワークといった「テレワーク」をにも対応する必要が出てきました。
ペーパーレス化が進んでいれば、在宅でも外出先でも手軽に書類を表示して内容を確認可能となります。今後、コロナが収まっても、同じような状況になる可能性は考えられます。ペーパーレス化を進めることでこの様な際に対処できる会社を創ることができます。
ペーパーレス化のポイント
①ペーパーレス化の目的を明確にする
まずは、ペーパーレス化が会社に与えるメリットを考え目的を明確にしましょう。
○印刷にかかるコストの削減
○会議など、仕事の効率アップ
○資料の検索性アップ
上記が一般的なペーパーレス化によるメリットです。
だが、会社によっては違うメリットが生まれる可能性もあるのでどのように運用していくかを事前に考えましょう
また、何でもかんでも資料をデータ化するのではなく、紙のほうが便利な場合もあります。
会社にとってどこを優先するのか？情報をどう扱うかを考え段階的に進めていきましょう。
②一度に行わない（紙と併用しながら行なう）
今までは紙だったものが、一度にデータ化すると現場が混乱する可能性があります。
そのため、会議でも紙とデータの2つを用意する移行期間を設けることも大切です。
仕事の仕方そのものを変えてしまうので、テスト導入や事前の説明を行い社内で運用の理解を深めてもらう必要があります。
③保存・管理するデータと方法を明確にする
「どの書類をデータにして、どの書類は紙のままにするか」を明確にすることも、ペーパーレス化には非常に大切です。どれだけペーパーレス化を進めても、紙の書類が完全に無くなることありません。
せっかくペーパーレスを進めるなら失敗しないためにも、データの資料はデータとして、紙の資料は紙としての保存を明確にして意識することが大切となります。
④変更しやすい所から進めていく
ペーパーレス化を進めるには、紙とデジタルが併用しやすい業務やデジタルから紙に戻しやすい業務から進めて行く事も必要です。
- 勤怠管理業務「作戦１３勤怠管理のクラウド化」
- 経理や総務など「作戦７総務/経理のDX＆アウトソーシング・作戦１０経費計算をDX」
上記は、半デジタル化が進んでいる会社も多いのではないでしょうか？
また、こういった業務は個人事業や中小企業にとっても手間を減らすことで業務効率が大きくアップするメリットもあります。
作戦２１ まとめ
- ペーパーレス化で業務効率アップ！
- ペーパーレス化は難しくない！
- 一気に進めず徐々にペーパーレス化！
次回は、IOTについてお話しします！
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