皆さんこんにちは！梅ちゃん社長です！
今回は、DX化とは少しテーマがずれるのですが、業務のアウトソーシング化について我が社で起きた事例をもとにお話ししたいと思います。
そもそもDX化もアウトソーシング化も生産性向上のため
今回このテーマをお話しするのも、そもそもDX化もアウトソーシング化も生産性向上・業務効率化・選択と集中であると考えるからです。
きっかけは、パートさんの退職により業務の引継ぎを考えている時でした…
パートさんが辞めることによる問題・課題
①仕事の引継ぎが大変
②経費がかさむ(求人広告や引継ぎの間の給料)
③辞めるたびに、心を痛める…
③そもそも、仕事を引き継ぐ人材がいない…(中小・零細企業は特に)
そんなことで悩んでいると本当にこの業務はパートさんでないとできないのか考えるようになりました。
この際、パートさんの業務を徹底的に見直す！
①まずはパートさんの業務を徹底的に洗い出しをしました
②業務のムダ・ムリ・ムラを発見しました
③業務改善をあらゆる角度から検証しました
問題を検証していくと、今まで１週間かかっていた業務が、システム化により半日で終わったり、社員じゃなくてもアウトソーシングで出来ることが分かってきました。
システム化とアウトソーシング化により問題解決！
①経理業務→経理代行の会社へアウトソーシング
今までヒューマンエラーや期日に送れることがあったのが、プロなのでミスなく仕事をしてくれるようになりました。
また、費用もパートさんを雇う費用と同等以下で収まりました。
②電話対応業務→電話代行会社へアウトソーシング
✅社内に電話番がいなくてもよくなり、営業電話の煩わしさからも逃れられる
✅費用は月額15,000円程度(弊社の場合)
✅電話の履歴が100％メールで報告されるため、報告漏れがない
既存のお客様への連絡は、LINE公式アカウントを利用することにより、チャットもしくは担当者に直接電話をかけることができるようになり、不便をかけないように改善しました。
お客様とのコミュニケーションツールとして、このブログの配信も含め活用しています。
作戦２５ まとめ
①人以外にできる業務は積極的にシステム化する
②コアな業務に資源(ヒト・モノ・カネ)を集中する
③業務のアウトソーシングも場合によれば検討する
ワクワクDX作戦の私の担当は、今回で最後となりますが、また別の話題を掲載していこうと考えていますので、よろしければお付き合いください。今回のわくわくDX作戦が、皆様の会社での問題解決の一助になっていれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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